اصول و فنون مذاکره

اصول و فنون مذاکره – فنون مذاکره یکی از مهم‌ترین مهارت‌ها در دنیای امروز است. برای اینکه یک فرد به یک مذاکره‌کننده خوب تبدیل شود لازم است تا بتواند باورها و عقاید افراد، حالات روحی، ترجیحات و ترس‌ها و ویژگی‌های شخصیتی و تفاوت‌های فرهنگی را به خوبی درک کرده و برای موفقیت در مذاکره از آنها بهره ببرد.

مسئله اصلی هر مذاکره بحث توافق است. این توافق می‌تواند بخش‌های مختلف زندگی فرد را در برگیرد و باعث موفقیت یا شکست او شود. فروشندگان موفق معمولا مذاکره‌کنندگان موفقی هستند که به کمک این مهارت می‌توانند مشتریان خود را برای خرید یک محصول قانع کرده و به توافقی سودآور دست یابند.

اهمیت مهارت های مذاکره در هر زمینه ای از زندگی وجود دارد، اما این مهارت ها در دنیای تجارت اهمیت ویژه ای دارند. توانایی مذاکره خوب یک مهارت رهبری بسیار مطلوب در بازار رقابتی امروز است. برای مدیران، مدیران فروش و سایر موقعیت‌های با دید بالا، مهارت‌های مذاکره ضروری است. داشتن مهارت های مذاکره قوی می تواند تفاوت بین بستن یک معامله پرسود یا ضرر باشد. کسب و کارها نه تنها سود خود را افزایش می دهند، بلکه حسن نیت خود را نیز در صورت شرکت در مذاکرات موفق افزایش می دهند.

اهمیت یادگیری اصول و فنون مذاکره:

امروزه فضای کار و تجارت به فضایی رقابتی، پیوسته و غیرمتمرکز تبدیل ‌شده است و این اصول و فنون مذاکره است که می‌تواند در توسعه شرکت و سازمان‌ها نقش اساسی ایفا کند.

طبق تحقیقات علمی و دانشگاهی انجام‌شده، برخورداری از اصول و فنون مذاکره می‌تواند نقش تعیین‌کننده‌ای در موفقیت سازمان و شرکت‌ها داشته باشد. طبق این تحقیقات، درصد بالایی از زیان‌های واردشده به شرکت‌ها به علت نداشتن اصول و فنون مذاکره است. همچنین این تحقیقات نشان می‌دهد شرکت‌هایی که به یادگیری اصول و فنون مذاکره اهمیت ویژه‌ای داده‌اند، توانسته‌اند راندمان کاری خود را بالا ببرند.

انواع مذاکره:

به طور کلی دو نوع مذاکره وجود دارد که عبارتند از مذاکره توزیعی و مذاکره یکپارچه.

در مذاکرات توزیعی، طرفین فقط به دنبال سود خود هستند. منجر به یک نوع نتیجه برد- باخت می شود. در مذاکره توزیعی، مذاکره بیشتر به عنوان یک معامله انجام می شود، بدون در نظر گرفتن هیچ نوع رابطه بلندمدت. در حالی که در مذاکره یکپارچه، مذاکره کنندگان به دنبال روابط بلندمدت هستند و سعی می کنند ارزش را برای هر دو طرف تضمین کنند. منجر به یک نتیجه برد-برد می شود.

مهارت در مذاکره:

یک مذاکره کننده موثر از برخی از مهارت های زیر در طول فرآیند مذاکره استفاده می کند.

1. گوش دادن فعال
2. سوالات خوب پرسیدن
3. مهارت های ارتباطی (به ویژه ارتباط کلامی)
4. توانایی تصمیم گیری
5. کنترل عاطفی
6. مهارت های بین فردی

رویکرد برای مذاکره:

مذاکره همیشه می تواند حساس باشد و باید به شیوه ای برنامه ریزی شده و با در نظر گرفتن اهداف نهایی انجام شود. ما باید مراقب باشیم که مذاکره وارد یک موقعیت استدلالی نشود.

روند مذاکرات از پنج مرحله تشکیل شده است:

1. آماده سازی و برنامه ریزی
2. تعریف قوانین پایه
3. توضیح و توجیه
4. چانه زنی و حل مسئله
5. بسته شدن قرارداد و اجرا

مهارت های مذاکره نه تنها در زندگی حرفه ای ما مفید است، بلکه در زندگی روزمره نیز مفید است. یادگیری مذاکره موثر مستلزم کسب انواع مهارت های مدیریت روابط از جمله ارتباطات، توسعه استراتژی، متقاعدسازی، حل تعارض، تصمیم گیری و ایجاد ارتباط است. به طور خاص، برای دستیابی به نتایج موفقیت آمیز، مذاکره کنندگان باید با در نظر گرفتن منافع هر یک از طرفین، یک مشکل را تجزیه و تحلیل کنند و اولویت های طرف مقابل خود را شناسایی کنند. یک مذاکره کننده ماهر از قبل برای مذاکره برنامه ریزی می کند و به دنبال زمینه های مورد علاقه متقابل و تحقیق در مورد طرف مقابل خود برای یافتن نقاط مشترک برای بحث قبل از شروع جلسه، چانه زنی است.

مذاکره کنندگان موفق با دقت به صحبت های طرف مقابل گوش می دهند. این شامل ارتباط کلامی و همچنین خواندن زبان بدن است. گوش دادن فعال برای یافتن زمینه های مورد علاقه و سنجش زمانی که طرف مقابل شما در هیئت مدیره است یا پیشنهاد شما را رد می کند بسیار مهم است. مذاکره کنندگان نه تنها باید به طور واضح در طول مذاکره برای جلوگیری از سوء تفاهم ارتباط برقرار کنند، بلکه یک مذاکره کننده ماهر همچنین می داند که چگونه از زبان برای تأثیرگذاری بر طرف مقابل خود با چارچوب بندی عمدی استفاده کند.

یک مذاکره کننده ماهر باید بتواند استدلال خود را با استفاده از معیارهای عینی و قابل قبول طرف مقابل بیان کند تا به نتیجه مطلوب برسد. مذاکره کنندگان مؤثر همکاران شایسته ای هستند که طرف مقابل خود را به عنوان عضوی از تیم می بینند. آنها از مهارت های اجتماعی قوی برای حفظ یک رابطه خوب با همه کسانی که درگیر مذاکره هستند استفاده می کنند. این به حفظ جو مثبت در طول مذاکره و بعد از آن کمک می کند.

اهمیت مهارت های مذاکره را نمی توان نادیده گرفت. به همین دلیل است که، به عنوان یک مهارت تجاری، مذاکره اینجا باقی می ماند. با درک اینکه چرا مذاکره در تجارت مهم است و با اولویت داشتن مذاکره کنندگان خوب در تیم خود، محیط مناسبی را برای موفقیت در تجارت ایجاد می کنید. هنگامی که طرفین مذاکره احساس می کنند که به هدف خود رسیده اند، نه تنها به احتمال زیاد توافق را حفظ می کنند، بلکه درها برای معاملات تجاری آتی باز می ماند.

شخصیت مذاکره کننده:

ویژگی های مذاکره کننده های حرفه ای باید به طرف مقابل آشکار گردد، سه ویژگی شخصیتی فرد مذاکره کننده که منجر می شود طرف مقابل با او همراهی کند شامل موارد زیر است:

1. منصف بودن
2. منطقی بودن
3. معتمد بودن

چند نمونه تکنیک های مذاکره:

1. استفاده از راهبرد جاز(jazz): حتما این اصطلاح را در موسیقی شنیده اید این موسیقی یک سری کد دارد که با هماهنگی رهبری گروه به کس دیگر واگذار می گردد. یعنی وقتی رهبر گروه خسته می شود با ابراز کدهایی رهبری را به شخص خاصی می دهد این ترفند در مذاکره کاربرد دارد مخصوصا وقتی طرف مقابل یک نفر است و شما چندین نفر این راهبرد موجب کاهش تمرکز طرف مقابل می گردد. اگر در مذاکره طرف مقابل شما از این ترفند استفاده کرد شما می توانید از ترفند مقابل جاز استفاده کنید. ترفند مقابل جاز: برای جلوگیری از ترفند جاز ابتدا باید به تکنیک ها مسلط باشید و ایتم فوق را پیش بینی نمایید پس حتما تعداد نفرات مقابل را سوال نمایید. اجازه ندهید اختلاف تعداد نفرات زیاد باشد. اما اگر به هردلیل در این شرایط قرار گرفتید حتما از شخص متخصصی کمک بگیرید و یا با یک بهانه جلسه را به زمان دیگری موکول کنید.
2. ترفند برهم زدن آرامش روانی طرف مقابل: شما با موارد بسیاری می توانید ارامش روانی طرف مقابل را برهم بزنید و موجب کاهش اعتماد بنفس و یا تمرکز شخص در مذاکره شوید. این موارد شامل تهدید کردن، نگاه بالا به پایین، منتظرنگه داشتن و غیره می باشد که طرف مقابل را دچار فشار و کاهش تمرکز می نماید.
3. تکنیک واس: واس یک مامور FBI بوده که سالها مذاکره کننده ی اصلی در بخش آدم ربایی بین المللی فعالیت می کرده، واس تکنیک های به خصوصی داشته از قبیل روش آینه ای، در این روش او سه تا پنج کلمه ی کلیدی را در پایان حرف طرف مقابل تکرار می کند تا او دوباره مجبور به توضیح و اشکار سازی نماید. در این روش دو کلمه ی کلیدی چرا و چگونه موجب میشه طرف مقابل به حرف زدن ادامه بده و زاویه ی دید خود را به طرف مقابل نشان دهد.
4. روش گذاشتن حرف در دهان طرف مقابل: این روش برخی مواقع به دلیل طولانی تر شدن جلسات صورت می گیرد و یا جلسه ی دیگر را با فاصله قرار می دهند و به دلیل عدم ثبت مذاکرات یا فراموشی حرف در دهان طرف مقابل می گذارند. در برابر این روش خونسردی و ارامش خود را حفظ کنید سپس از طرف مقابل بخواهید مستندات خود را ارائه دهد و به هیچ وجه تحریک نشوید.

و در نهایت:

مهارت مذاکره یکی از مهم ترین مهارت هاست. از طریق مذاکره مؤثر است که می‌توانیم اختلافات را از بین ببریم و به توافق‌های مشترک می‌رسیم. در حالی که ما می‌توانیم یک رویکرد ساختاریافته برای مذاکره اتخاذ کنیم، مذاکره هنری است که تنها با گذشت زمان و تجربه می‌توان به آن مسلط شد.